Neues Kirchliches Finanzmanagement Neues Kirchliches Finanzmanagement

Newsletter 6. Ausgabe/ Januar 2013

1. "Please start the engines" - 12 Monate nach dem Echtstart

12 Monate ist es nun her, dass die Piloten Münster und Iserlohn/Lüdenscheid-Plettenberg mit den Echtbuchungen begonnen haben. Vor genau einem Jahr war die Anspannung in den Kreiskirchenämtern sehr groß und die Arbeitsbelastung für alle extrem hoch. Zumal Veränderungen immer auch negative Emotionen auslösen, der Nutzen einer Umstellung des Finanzwesens ist erst einmal nicht erkennbar. Theorie trifft Praxis!

Mittlerweile sind viele Vorgänge Routine geworden. Die „alltäglichen“ Buchungen gehen gut von der Hand. Die Software ist vertrauter und in den Ämtern haben sich „Spezialisten“ für verschiedene Geschäftsvorfälle gefunden. Da gibt es  die „DarlehnsexpertInnen“, die „AnlagenerfasserInnen“, den „MT940-Spezialisten“, …..

Fehler wurden gefunden, mit dem Projektbüro diskutiert und behoben. Einige Mitarbeitende wurden aus diesem Grund für den „Bug des Monats“ (bug=Softwarefehler) ausgezeichnet.

Während es sich im ersten halben Jahr meistens darum drehte, das „Alltagsgeschäft“ zu bewältigen und die Schwierigkeiten mit Schnittstellen (wie z. B. Archikart und Kidicap) zu meistern, tauchten nach den Sommerferien immer mehr und mehr Detailfragen auf, die im Großen und Ganzen auch mit dem Erstellen der Eröffnungsbilanzen zu tun haben. Aus diesem Grund konnte der Termin Ende August für die ersten Eröffnungsbilanzen nicht gehalten werden.

Bis heute stellen sich zahlreiche Fragen zur Bilanzierung des Anlagevermögens. Hier sind die Bau- und Liegenschaftsabteilungen gefordert. Die erstmalige Bewertung von Grundstücken und Gebäuden braucht viel Zeit, die zunächst unterschätzt wurde. Die AG Bewertung setzt sich mit all diesen Detailfragen auseinander. Auch das Erfassen der Kunst- und Kulturgegenstände für die Eröffnungsbilanzen ist sehr zeitaufwendig.

Die Haushaltspläne für 2013 sind z. T. schon fertig. Mit Fragen zum Haushaltsausgleich und zur Liquidität beschäftigen sich mittlerweile zwei Arbeitsgruppen.

Im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten werden jetzt die Konten 2012 abgestimmt.

Bis zum Ende des Jahres wurde der überwiegende Teil der ehrenamtlichen Mitarbeitenden in den Kirchengemeinden in MACHWeb, ein webgestütztes Berichtswesen, geschult. Sie haben ihre erforderlichen Zugänge erhalten, um auf die Zahlen ihrer Kirchengemeinde zugreifen zu können.

Fazit: Es war ein sehr arbeitsreiches Jahr 2012! Es war ein Jahr mit Höhen und Tiefen! Ein Jahr des Eingewöhnens und des Weiterentwickelns! Wir sind gestartet, aber noch nicht in der Luft.

2. "Flightplan 2013" - Meilensteine in 2013

Im Vordergrund stehen nun die Eröffnungsbilanzen für das Jahr 2012, wobei als Stichtag der 30.04.13 für die ersten Bilanzen gilt.

Der Jahresabschluss 2012 und die Haushaltspläne für 2013 müssen fertiggestellt werden.

Wichtig für diese Arbeiten sind die entsprechenden Auswertungen des Zahlenmaterials. Hier wird im engen Austausch mit der AG Haushaltssystematik an erforderlichen Reporten und Standardauswertungen weitergearbeitet.

Bis zum 30.01.13 soll die Rückmeldung aller Kirchenkreise zu einer Abfrage erfolgen, die im Oktober 2012 an alle noch umstellenden Kirchenkreise gegangenen ist. Diese Abfrage soll der Festlegung von Kriterien zur Umstellungsreihenfolge auf das Neue Kirchliche Finanzmanagement dienen. Anschließend werden dann Gespräche zur Abstimmung der Umstellungstermine vereinbart.

Diesem Schreiben wurde ein erster ausführlicher Ablaufplan aller Aufgaben im Umstellungsprozess beigefügt.

Zu einem außergewöhnlichen Tag am 30.01.2013 werden als Anerkennung geleisteter „Pilotendienste“ alle Mitarbeitenden in den Verwaltungen der Pilotkirchenkreise in Dortmund eingeladen. Neben einem gemeinsamen regen Austausch über gemachte Erfahrungen, soll aber auch das Vergnügen und die Entspannung nicht zu kurz kommen.

Im April und im Mai 2013 wird es wieder eine Reihe von Schulungen zum NKF geben. Diese sind zwar insbesondere für AG Mitglieder gedacht, die noch nicht die Gelegenheit hatten, an einer solchen Schulung teilzunehmen, jedoch können sie auch von Interessierten aus den Kirchenkreisen besucht werden. Beispielsweise wäre dies  auch eine Möglichkeit für diejenigen, die sich mit dem Gedanken tragen, nächster umstellender Kirchenkreis zu sein oder für neue Mitarbeitenden in den Pilotkirchenkreisen.

Meilensteine in 2013 werden sicher die Prüfung der ersten Eröffnungs- und Schlussbilanz 2012 sein.

3. Berichte aus den Arbeitsgruppen

Die AG Bewertung hat sich mit der Bilanzierung von Eigentumswohnungen, dem Umgang mit Leasinggegenständen und der Prüfung der Werthaltigkeit bei Beteiligungen befasst. Einer Checkliste zum Jahresabschluss wurde zugestimmt. Für die Erstellung einer Checkliste zur Eröffnungsbilanz wurde eine Unter-AG gegründet.

In einem Treffen zu den Auswertungen mit den Piloten wurde der Aufbau von Auswertungs-Reporten unter Berücksichtigung der bisherigen Überlegungen der AG Haushaltssystematik besprochen. Basierend auf diesen Ergebnissen haben MACH und das Projektbüro Vorschläge als Diskussionsgrundlage für die AG Haushaltssystematik zum Reportaufbau in Excel erstellt. ECKD und MACH wurden um Angebotsabgabe für die Umsetzung der Reporte in MACH gebeten.

Die AG Schulung hat die Anregungen vom Projekttag ausgewertet und auf ihre Umsetzung überprüft. Zusätzlich erfolgte eine Prüfung der Schulungsinhalte und Länge der Schulungen.

Das Berechtigungskonzept wurde von der AG Software den aktuellen Gegebenheiten angepasst. Durch die ECKD wird z. Zt. geprüft, ob für alle MACH User sogenannte Volumenlizenzen für Microsoft Office vorhanden sein müssen, da MACH diese Programme für einige Auswertungen einsetzt.

Eine vereinfachte Kapitalflussrechnung wird von der AG Kapitalfluss anhand von verschiedenen Praxisbeispielen überprüft. Vom Ergebnis können unter Umständen Änderungen an den Auswertungen notwendig werden.

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