Verzögerung der Piloten/ Endtermin wird gehalten!
Im „Flugplan“ der Piloten sind für August 2012 die ersten Eröffnungsbilanzen vorgesehen.
Dieser Termin konnte nicht gehalten werden.
Der zeitliche Aufwand zur Erstellung der ersten Eröffnungsbilanzen wurde deutlich unterschätzt.
Geprüfte Eröffnungsbilanzen und geprüfte Jahresabschlüsse sind jedoch Voraussetzung für die Umstellung in den nachfolgenden Kirchenkreisen.

Diese Verspätung hat somit Konsequenzen für den „Flugplan“!

Die Projektsteuerungsgruppe hat in ihrer Sitzung vom 20. August 2012 deshalb beschlossen, dass der Starttermin für die Folgeumstellung 2015 sein wird. Die Vorarbeiten in den umzustellenden Kirchenkreisen beginnen am 01.01.2014. Damit wird 2018 als Endtermin gehalten.

In einem Schreiben an die Superintendentinnen und Superintendenten, Verwaltungsleiterinnen und Verwaltungsleiter der Kirchenkreise – Kreiskirchenämter der EKvW wurde auf diesen Zeitplan hingewiesen.

Der Teilprojektplan „Folgeumstellungen“, der dem Schreiben beigelegt wurde, beschreibt ausführlich die zu planenden Aufwände und Zeitvorgaben. Jeder Kirchenkreis kann sich anhand dieses Plans frühzeitig auf die Umstellung vorbereiten und ggf. entsprechende Maßnahmen ergreifen: Organisationsabläufe klären, Vorbereitungsarbeiten, Personalbestand überprüfen, Projektverantwortliche benennen, Schulungen durchführen usw.

In den nächsten Monaten wird Herr Koch als Leiter des Projektbüros Kontakt zu den Kirchenkreisen aufnehmen, um in Vorgesprächen die Reihenfolge der nächsten Umstellungen zu klären.

war eine der Überschriften des Programms vom 2. Projekttag NKF Westfalen, der am 07. September 2012 in Haus Villigst mit ca. 60 Teilnehmenden stattgefunden hat. Eingeladen waren diesmal alle aktiv an der Gestaltung des Projekts Beteiligten.
Bei diesem Projekttag stand der Informationstausch der Aktiven über die Ergebnisse der Arbeitsgruppen im Projekt im Vordergrund.

In seiner Begrüßung verwies Dr. Kupke in Form eines „Wetterberichts“ auf den Brief, der an die übrigen auf NKF umzustellenden Kirchenkreise versendet wurde und gab folgende „Sturmwarnungen“ bekannt:
„Es kommen Kosten auf Sie zu!“
„Auch Sie sind dran!“
„Fangen Sie rechtzeitig mit der Arbeit an!“

Die Erfahrungen aus den Pilot-Kirchenkreisen wurden unter dem Titel „Meistens kommt es anders, als man denkt“ von Frau Arndt, stellvertretende Finanzabteilungsleiterin des Kreiskirchenamts Münster, Frau Lange als Mitarbeitende in der Finanzabteilung Münster und Herrn Steuer, Verwaltungsleiter im gemeinsamen Kreiskirchenamt der Kirchenkreise Lüdenscheid/Plettenberg und Iserlohn ausführlich vorgetragen.

Frau Arndt sprach in ihrem Bericht von der großen Belastung, die besonders am Anfang des Jahres spürbar war. Die neue Software, veränderte Arbeitsabläufe, der Erwerb von  Fachkenntnissen: all das wirkte sich auf jeden Mitarbeitenden ganz unterschiedlich aus. Sehr gute Teamarbeit und der Wille, Altes möglichst schnell abzuschließen und den Blick nach vorne zu richten, haben dazu geführt, dass das „Alltagsgeschäft“ mittlerweile bewältigt wird. Allerdings werfen nun die Arbeiten zur Erstellung der Eröffnungsbilanzen, Aufstellen der Haushaltspläne und Vorbereitungen zu Jahresabschlüssen viele spezielle Fragen auf.

Frau Lange stellte sich mit einem Augenzwinkern die Umstellung auf das NKF wie ein PUZZLE vor.

Einzelteile: P = Projekt (spannend, neu, anstrengend); U = Unterstützung (KollegInnen, NKF Projektbüro, MACH und ECKD); Z = Zeit (braucht Zeit, kostet Zeit); Z = Ziel (Doppik in Münster, Sinn, NKF Westfalen); L = Lichtblick (sich einbringen, Ergebnisse sehen) E = Ende (alles hat ein Ende, ich war dabei, letztes Puzzleteil und fertig).

Den kritischen doch überwiegend positiven Äußerungen der beiden Kolleginnen aus Münster konnte Herr Steuer nicht ganz zustimmen. Aufgrund der Fusion der beiden Kreiskirchenämter haben sich viele strukturelle Herausforderungen ergeben. Zudem zeigt sich im Vergleich zu Münster hier eine weitaus größere Anzahl von umzustellenden Kirchengemeinden, Friedhöfen und Kindergärten. Ohne zusätzliches Personal wäre das auf keinen Fall zu schultern gewesen. Herr Steuer wies eindringlich darauf hin, dass die Umstellung NKF nicht nur eine Sache der Finanzabteilung ist, sondern alle anderen Abteilungen auch betrifft.

Klingt „Geht nicht gibt’s nicht“ ein wenig „überheblich? Diese Frage stellte Herr Koch, Leiter des Projektbüros NKF, zu Beginn seines Berichts und beantwortete diese gleich scherzhaft „und wenn ich nicht mehr weiter weiß, gründe ich einen Arbeitskreis“.

Denn nur mit dem hohen Engagement aller Mitglieder der Arbeitsgruppen, durch ihr Wissen und ihre Erfahrungen  ist das Projekt heute so weit fortgeschritten. „NKF Westfalen ist kein Projekt des Landeskirchenamtes, es ist Ihr Projekt!“ so Herr Koch.

Er bedankte sich für die bisher geleistete Arbeit und für die zahlreichen sehr hilfreichen Konzepte, die erstellt wurden und auf den Erfolgstischen präsentiert werden. Der Grund, warum bei dem heutigen Projekttag „nur“ 6 Erfolgstische zum Austausch einluden, lag nicht daran, dass die AG Recht, AG Kommunikation und die neu gegründete Kapitalflussrechnung nicht ebenso tatkräftig gewesen sind. Die AG Recht hat eine Zeit lang pausiert, da erst Ergebnisse aus anderen Arbeitsgruppen vorliegen müssen, um eine ordentliche Rechtsetzung zu erarbeiten.

Die Ergebnisse der AG Kommunikation werden u. a. durch die Homepage NKF Westfalen sichtbar, ansonsten spürbar oder vielleicht eher hörbar? durch die Kommunikation innerhalb der Piloten. Die AG Kapitalflussrechnung ist noch eine sehr „junge“ AG, die z. Zt. sehr intensiv mit der Frage befasst ist, ob ohne großen Aufwand eine funktionierende Kapitalflussrechnung in die Software implementiert werden kann.

Nach kleiner Stärkung mit Kaffee und Keksen ging es nach der Pause mit dem Teil „Theorie trifft Praxis“ an sechs Erfolgstischen (Haushaltsbuch, Bewertung, Haushaltsausgleich, Haushaltssystematik, Schulung, Software) weiter.

An jedem Tisch konnten sich in zwei Durchgängen jeweils 10 Teilnehmende ein Bild davon verschaffen, wie die Konzepte der einzelnen Arbeitsgruppen in die Praxis umgesetzt werden. Dabei kam es zu einem sehr lebendigen Austausch: Fragen wurden gestellt, Kritik geäußert und Wünsche für die Weiterarbeit in den Arbeitsgruppen ausgesprochen.

So wurde die AG Schulung gebeten, die Ergebnisse aus der Schulungsevaluation auf ihre Umsetzbarkeit zu prüfen und weitere Schulungen  in 2013 anzubieten, um auch neu hinzugekommene Mitarbeitende und AG Mitglieder  fortzubilden. Die AG Bewertung erhielt viel Anerkennung  für die  Richtlinien zur Substanzerhaltung und die Bewertungsrichtlinien.

Der AG Haushaltssystematik wurde der Auftrag erteilt, sich um verständliche, komprimierte Auswertungen zu bemühen.

Auch die AG Haushaltsbuch legte ein umfassendes Konzept vor, das großen Anklang fand. Nächste Aufgabe der AG ist es nun, die linke Seite des Haushaltsbuchs (Benennung von Zielen und Maßnahmen zur Zielerreichung) und die rechte Seite (Nachweis Finanzmittel/ Zahlen) in einem Dokument zusammenzufassen.
An die AG Software wurden folgende Wünsche herangetragen: Elektronische Archivierung, übersichtlichere Gestaltung, Kontoauszüge mit fehlenden Informationen ergänzen (z. B. Kostenstelle). Auch hier wurde das Thema der übersichtlichen Auswertungen noch einmal an die AG herangetragen.
Die Überlegungen der AG Haushaltsausgleich zum Umgang mit der Deckungslücke bei der  Substanzerhaltungsrücklage wurden begrüßt. Die Empfehlungen werden nach der Pilotierungsphase überprüft.

Alle Teilnehmenden waren sich am Schluss einig, dass diese Gespräche gerne noch ausgedehnt worden wären, gerne hätte man weitere Arbeitsgruppenergebnisse kennengelernt und diskutiert.

„Die Zeit ist wie im Flug vergangen!“

Das gemeinsame Mittagessen rundete diesen erfolgreichen 2. Projekttag ab. Zum 3. Projekttag soll wieder allgemein eingeladen werden, um anschaulich Veränderungen durch NKF an konkreten Beispielen zu präsentieren.