Im letzten Newsletter hatten wir drei Mitarbeitende aus dem Piloten Iserlohn/ Lüdenscheid-Plettenberg gefragt, wie sie die Umstellung auf das NKF Westfalen erleben und wie ihr Arbeitsalltag in der Übergangszeit aussieht. In dieser Ausgabe schauen wir nach Münster.

Gisela Lammersmann ist Mitarbeitende in der Finanzabteilung. Sie ist seit dem 01.08.1967 in der kirchlichen Verwaltung beschäftigt. Arbeitgeber war zuerst der Gesamtverband der Kirchengemeinden des Ev. Kirchenkreises Münster, aus dem das Kreiskirchenamt hervorgegangen ist.

1. Wie erlebe ich die Umstellung von Kameralistik zur Doppik?
Für mich ist das sehr schwierig, da ich nie doppelte Buchführung gelernt habe.

2. Wie sieht mein Arbeitsalltag im Gegensatz zu früher aus?
Der gesamte Arbeitsablauf ist viel umständlicher geworden, da zusätzliche Arbeitsschritte hinzugekommen sind, z. B. Mandantenwechsel, Partner anlegen und auswählen bei der Bearbeitung von Gutschriften und Überweisungen.

3. Wie habe ich früher die Dinge bewältigt?
Ohne Probleme.

Heike Berling-Hank ist seit November 2011 in der Finanzabteilung des Ev. Kirchenkreises Münster.

1. Wie erlebe ich die Umstellung von der Kameralistik zur Doppik?
Die Umstellung zur Doppik ist sehr zeitaufwendig. Viele Sachverhalte müssen neu geregelt werden und benötigen deutlich mehr Zeit. Die Software bietet nicht immer übersichtliche und klare Lösungen. Die Eingabe der Daten und auch die Vorarbeiten nehmen viel Zeit in Anspruch. Auch funktionieren nicht immer alle Schnittstellen, so dass einiges auch weiterhin manuell erfasst werden muss. In einigen Bereichen zeichnet sich ein dauerhaft erhöhter Personalbedarf ab. Der Druck auf die Mitarbeiter der Finanzabteilung durch die neuen Arbeitsabläufe und -prozesse ist sehr groß. Für die Kirchengemeinden und die ehrenamtlichen Mitarbeiter vor Ort ist der Beratungsbedarf groß.

2. Wie sieht mein Arbeitsalltag im Gegensatz zu früher aus?
In meinem Arbeitsalltag habe ich viel damit zu tun, Lösungen für komplexere Sachverhalte zu finden. Dabei geht es sowohl um die Auswahl der richtigen Konten und Buchungssätze als auch darum, übersichtliche Darstellungen zu finden.

3. Wie habe ich früher die Dinge bewältigt?
Die Kameralistik kenne ich nur aus meiner ehrenamtlichen Tätigkeit im Presbyterium.

Ingo Ohle ist seit 2010 in der Finanzabteilung des Ev. Kirchenkreises Münster.

1. Wie erlebe ich die Umstellung von Kameralistik zur Doppik?
Ich erlebe die Umstellung als spannend, herausfordernd und anstrengend. Es ist ein sehr komplexes und vielschichtiges Projekt, welches mir trotz sehr guter Vorkenntnisse in beiden Bereichen (Doppik/Kameralistik) viel Kraft und Energie abverlangt. Die Systemumstellung ist ein Puzzle mit vielen Teilen, welches sich erst nach und nach zusammensetzt. Ich hoffe, das dann langfristig entstehende Bild erzielt die erwünschten Effekte.

2. Wie sieht mein Arbeitsalltag im Gegensatz zu früher aus?
Das NKF-Projekt bedeutet weniger Routine und eine Vielzahl neuer Arbeitsabläufe / Aufgabenstellungen in den Bereichen EDV/MACH-Software, Buchungstechnik und in den Organisationsabläufen innerhalb der Finanzabteilung, die umgesetzt werden müssen. Um die Neuerungen in den Arbeitsalltag einzubinden ist die Teamfähigkeit wesentlich mehr gefordert.

3. Wie habe ich früher die Dinge bewältigt?
Früher konnte ich zum größten Teil auf meine Erfahrungswerte und bekannten Arbeitsabläufe zurückgreifen.

Eröffnungsbilanzen:
Zurzeit werden die ersten Eröffnungsbilanzen erstellt. Ursprünglich war geplant, dass bis zum 31.08.2012 die Eröffnungsbilanzen fertiggestellt sind. Es zeichnet sich aber ab, dass diese Zeitplanung nicht eingehalten werden kann. Hier geht Sicherheit vor Termineinhaltung.

In den beiden Piloten werden zwei Vorgehensweisen getestet.
In dem Piloten Iserlohn/ Lüdenscheid-Plettenberg wird zuerst von einer etwas kleineren Kirchengemeinde die Eröffnungsbilanz vollständig erstellt und diese der Gemeinsamen Rechnungsprüfungsstelle zur ersten Sichtung vorgelegt. Im Anschluss werden die anderen Eröffnungsbilanzen nachgezogen. Mit dieser Vorgehensweise soll festgestellt werden, wie lang die für eine Eröffnungsbilanz notwendigen Arbeiten dauern, damit der Zeitbedarf für die Erstellung sämtlicher Bilanzen in etwa ermittelt werden kann.
In dem Piloten Münster werden einzelne Bilanzpositionen für alle Rechtsträger am Stück eingegeben. So werden zum Beispiel in einem Arbeitsschritt alle Gebäude erfasst oder alle Grundstücke, alte Verwahrbücher aufgelöst usw.
Im Anschluss wird ausgewertet, welches Verfahren sich als effektiver erwiesen hat.

Kidicap:
Die Schnittstelle zu dem Personalprogramm Kidicap wurde aufgebaut und getestet. In den letzten Monaten wurde die Umsetzung optimiert. Bei der ersten Version zeigte sich, dass die Datenübertragung grundsätzlich funktioniert, aber für eine Schnittstelle noch zu viele personelle Eingriffe erforderlich waren. In Zusammenarbeit mit der ECKD und MACH wurde eine Lösung erarbeitet. Die Abwicklung der Personaldaten für Juni 2012 erfolgte mit deutlich weniger Zeitaufwand.

KiBiz:
Da aufgrund von KiBiz (Kinderbildungsgesetz) die Kindergärten ein abweichendes Haushaltsjahr haben (01.08. – 31.07.), werden für die Abrechnungen 2011/2012 die alten Buchungsstände aus den kameralen Vorprogrammen in MACH übernommen.

Aus aktuellem Anlass wurden von der Projektsteuerungsgruppe zwei neue Arbeitsgruppen eingesetzt, die sich mit den Schwerpunktthemen Haushaltsausgleich und Kapitalflussrechnung befassen.

Die AG Haushaltsausgleich entwickelt unterschiedliche Modelle für den Haushaltsausgleich, die dann der Projektsteuerungsgruppe zur Entscheidung vorgelegt werden.
Damit möglichst viele Beurteilungen aus allen Ebenen einfließen, sind in dieser Gruppe viele Ehrenamtliche beteiligt (z.B. Kirchmeister).

Die AG Kapitalflussrechnung hat den Auftrag die Kapitalflussrechnung in das EDV-System zu integrieren und einen Arbeitsplan zur leichten und fehlerfreien Aufstellung der Kapitalflussrechnung aufzustellen.

Die von der AG Bewertung erstellte Richtlinie für die Bilanzierung und Bewertung des kirchlichen Vermögens wurde von der Projektsteuerungsgruppe zustimmend zur Kenntnis genommen. Die Bilanzierungs- und Bewertungsgrundsätze werden in der Pilotierungsphase getestet.

Von der AG Haushaltssystematik werden zurzeit Standards für die Auswertungen aus MACH erarbeitet.

Die AG Schulung hat das Schulungskonzept überarbeitet. Es hat sich gezeigt, dass die angegebenen Zielgruppen für einzelne Schulungsmodule geändert werden mussten.

In den beiden Piloten wurde in Form von Interviews eine Transfer-Evaluation durchgeführt. Die Transfer-Evaluation soll überprüfen, ob das in der Schulung erlernte Wissen/Können im Arbeitsbereich auf die gewünschte Art und Weise zum Einsatz kommt. Es wurden 12 Personen aus Iserlohn/Lüdenscheid und 6 Personen aus Münster von Mitgliedern der AG Schulung interviewt. Die Evaluation dient der Qualitätssteigerung des Schulungskonzepts, Anregungen aus der Evaluation werden auf ihre Umsetzbarkeit überprüft.

In ihrer letzten Sitzung hat die AG Software kleinere Änderungen am Berechtigungskonzept vorgenommen. Zurzeit legt sie die Voraussetzungen für den sogenannten MACH Web Zugang fest. Über diesen Zugang sollen die Kirchengemeinden ihre Daten einsehen können.