1. Die nächsten Kirchenkreise
Die nächsten umstellenden Kirchenkreise werden Hattingen-Witten, Schwelm und Hagen mit dem gemeinsamen Kreiskirchenamt in Witten sein. Im
Kreiskirchenamt sind derzeit rund 55 Mitarbeitende tätig, die für ca. 189.000 Gemeindemitglieder in 45 Kirchengemeinden und fast 100 Pfarrerinnen und Pfarrer zuständig sind.
Start der Echtbuchung soll am 01.01.2017 sein. Diese Kirchenkreise haben anderthalb Jahre Vorbereitungszeit, in der die Planung und Durchführung aller Fortbildungen, Workshops und vertiefende Übungen stattfinden werden. Es ist somit ausreichend Zeit für eine gute Projektplanung durch einen Projektbeauftragten im Kreiskirchenamt und Zeit für Strukturierungsmaßnahmen, die Bewertung aller Anlagegüter, die Klärung der Vorortkonten sowie der Bau- und Barkassen, um nur einige wenige Aufgabenbereiche beispielhaft zu nennen.
Die drei Kirchenkreise folgten der Empfehlung, einen Projektverantwortlichen für die Einführung des NKF zu benennen. Herr Matthias Küstermann, ständig stellvertretender Verwaltungsleiter, wird diese Aufgabe wahrnehmen. Unterstützt werden wird er von einer/ einem Projektmanagerin/ Projektmanager (das Bewerbungsverfahren läuft gerade).
Ein dafür bereitgestelltes Büro wartet in der Wideystraße auf den Einzug. Dort haben auch MACH-Beratende, ECKD Mitarbeitende und Mitarbeitende aus dem Projektbüro einen gut ausgestatteten Arbeitsplatz, wenn sie im Kreiskirchenamt tätig sind.
Zurzeit erfolgt die Planung der Fortbildungen für alle Mitarbeitenden. Bei einem ersten Kennlern- und Infotreffen zwischen Mitarbeitenden und dem Projektbüro aus dem Landeskirchenamt am 13.05.15 konnten Fragen zum Projektablauf gestellt werden. Am 28.05.15 soll sich eine Projektsteuerungsgruppe bilden, die u. a. aus den Superintendenten, Verwaltungsleitenden, Fachbereichsleitungen und Rechnungsprüfung, bestehen wird.
2. Zur IT Situation
In der letzten Ausgabe im November 2014 berichteten wir von Unsicherheiten in Bezug auf die Entscheidung für das Programm MACH2 und die Hardwarevoraussetzungen bzw. die IT-Infrastruktur der westfälischen Kirche.
Seitdem haben Testanwendungen und ein erarbeitetes Infrastrukturkonzept zu abschließenden Klärungen geführt, die von der Projektsteuerungsgruppe (PSG) und einer von der PSG gebildeten Arbeitsgruppe am 22.04.2015 bzw. 07.05.2015 bestätigt wurden.
Die Testphase des neuen Programms, an der sich intensiv auch Vertreterinnen und Vertreter der Piloten beteiligten, hat zu dem Ergebnis geführt: „Wir wollen MACH2!“. Eine Vielzahl von Gesprächen und Verhandlungen mit der ECKD GmbH und der MACH AG bezüglich des Infrastrukturkonzepts hat für das Hosting zu anders konfigurierten Servern als zunächst geplant geführt. Neben einer fachlichen Verbesserung bringt diese Entscheidung auch eine Minderung der lfd. Kosten mit sich. Insgesamt werden die Kosten jedoch höher werden als bisher kalkuliert, da u.a. die Zahl der Nutzer höher sein wird, als angenommen.
Das Ergebnis der Testanwendung und der Entwicklung des Infrastrukturkonzepts ist in die PSG eingebracht und ausführlich beraten worden. Die PSG hat eine nochmalige Kontrollschleife veranlasst, in der u.a. noch einmal die Software- und Hostingkosten eines Wettbewerbers zur MACH AG geprüft worden sind. Danach wurde die abschließende Entscheidung für den Programmeinsatz von MACH2 und einem Hosting sowie einer Anwenderbetreuung durch die ECKD GmbH getroffen.
Die Umstellung der Piloten auf das Programm MACH2 kann nun schrittweise ab September 2015 erfolgen und die nächsten Kreiskirchenämter können die Umstellung des Finanzwesens zum 01.01.2017 mit MACH2 vornehmen.