1. Rollout – Digitaler Zeitverlust – Umstellung erst in 2017
In der 10. Ausgabe des Newsletters vom März 2014 berichteten
wir ausführlich über die Evaluation der Software und die Entscheidung
für das Programm MACH 2. Diese Entscheidung basierte u. a. auch auf den Aussagen, dass das Programm weitestgehend fertiggestellt ist und nur noch unwesentliche Teile in der Entwicklung sind. Weiterhin ist die Projektsteuerungsgruppe (PSG) bisher davon ausgegangen, dass die vorhandene Hardware bzw. die Leitungen zur ECKD für den Einsatz des Programms MACH 2 ausreichend sind.
Die Piloten arbeiten bis heute mit dem Programm MACH CS.
Im Herbst d. J. sind hinsichtlich der Grundlagen für die Entscheidung der Projektsteuerungsgruppe Zweifel aufgekommen. Die Erprobung im Rheinland führte zu einer Rückstellung der rheinischen Entscheidung über den Kauf von MACH 2 um ein Jahr. Es bestehen zudem Zweifel darüber, ob die westfälischen Hardwarevoraussetzungen ausreichen, um einen sicheren Programmeinsatz zu gewährleisten. „Unwesentliche Programmteile“ sind noch nicht fertiggestellt.
Die Projektsteuerungsgruppe konnte in ihrer letzten Sitzung am 22.10.14 vor dem Hintergrund, dass bisher keine Testanwendung von MACH 2 durch das Projektbüro - geschweige denn durch die Piloten - möglich war und auch vor dem Hintergrund der ersten rheinischen Bewertungen keinen zeitnahen Einsatz von MACH 2 bestätigen. Die Testversion soll voraussichtlich dem Projektbüro Mitte Dezember zur Verfügung sehen. Das Infrastrukturkonzept (weitgehend erst Anfang November fertiggestellt) weist einen erheblichen Klärungsbedarf mit der MACH AG und der ECKD auf, der wahrscheinlich erst im Januar 2015 abgearbeitet ist. Nach Aussage der MACH AG wird daran mit Hochdruck gearbeitet.
Ob das Programm MACH 2 in der westfälischen Kirche zum Einsatz kommt, hängt von dem Ergebnis der notwendigen Klärungen mit der MACH AG und der ECKD ab. Es muss sichergestellt sein, dass sich die Kosten innerhalb des gesetzten Rahmens bewegen und vor allem die notwendige Performance für den flächendeckenden Programmeinsatz gewährleistet ist. Da diese Klärung erst im Jahre 2015 möglich ist, eine Umstellung auf NKFWestfalen aber mindestens ein Jahr Vorlaufzeit erfordert und auch Personalentscheidungen (NKF Beauftragte in den Kreiskirchenämtern) im Vorlauf zu treffen sind, wird die Umstellung weiterer Kirchenkreise auf NKFWestfalen erst zum 01.01.2017 erfolgen. Die Vorbereitungen auf die Umstellung können Mitte des Jahres 2015 beginnen.
Die PSG hat in ihrer Sitzung Anfang September beschlossen, dass die Personalkosten für die Projektverantwortlichen in den einzelnen Kreiskirchenämtern für den Zeitraum eines Jahres anteilig aus Projektmitteln finanziert werden. Die anteilige Finanzierung beträgt pauschal 35.000 Euro. Für die Zahlung des Zuschusses ist ein Contract mit dem Kreiskirchenamt zu schließen, der die an den Zuschuss geknüpften Bedingungen definiert.
2. Evaluation der Kommunikation abgeschlossen
Ende August wurde der AG Kommunikation das Ergebnis der Evaluation durch die Fachhochschule Nordhausen, Herrn Prof. Dr. Hinz und Frau Röse, vorgelegt. Ein wesentliches Ergebnis:
„Veränderungen in Organisationen scheitern häufig an einer abwertenden Einstellung der Betroffenen gegenüber Neuen, daraus entwickelt sich gegebenenfalls sichtbarer Widerstand.“ Widerstand ist natürlich in Veränderungsprozessen.
Die Kommunikation kann Veränderungen positiv unterstützen und zwar zuerst durch genügende und ehrliche Informationen, dann durch das gemeinsame Arbeiten mit diesen Informationen.
Dem Grund nach wurden viele Kommunikationsmittel eingesetzt, wie z. B. der Newsletter, die Internetseite, Fortbildungen, Projekttage, NKF-Feiern, Presbyteriumsveranstaltungen und NKF Info Tage. Doch diese haben in den Piloten nicht die gewünschte Tiefenwirkung erzielt. Fazit: Die unterschiedlichen Akteure in den Piloten wurden als zu überzeugende Zielgruppen nicht ausreichend in den Blick genommen. Die Nutzung der vor Ort üblichen, gewohnten Kommunikationsmittel muss erste Priorität haben.
Für die nächsten umstellenden Kirchenkreise wird daher empfohlen, einen Kommunikationsplan für die Kirchenkreisebene zu erstellen. Die Einführung eines/ einer Projektverantwortlichen im Kreiskirchenamt als Ansprechperson und Koordinator/ Koordinatorin ist erforderlich. Hier ist noch deutlich herauszuarbeiten, welche Kommunikationsaufgaben und welche Entscheidungskompetenz eine Projektbeauftragung haben muss. Verantwortliche im Projekt (Promotoren) sollen bewirken, dass „hemmende“ zu „treibenden“ Kräften werden.
In der AG Kommunikation ist als erste Reaktion auf die Evaluation, einen Leitfaden „Kommunikation im Umstellungsprozess“ im Frühjahr 2015 zu erstellen.