1. Der 3. Projekttag - ein Bericht
Ein wunderschöner Spätsommertag, der schon dadurch gute Laune machte, Begegnung ermöglichte, Fragen und Antworten Raum gab. So könnte man ihn auch überschreiben: den 3. Projekttag NKF.
Am 08.09.14 trafen sich in Haus Villigst über 80 Interessierte. Es ging darum, sich einen ganzen Tag Zeit zu nehmen, erste Ergebnisse zu sichten, zu besprechen und Fragen des weiteren Umstellungsprozesses zu klären.
Gleich im Eingangsbereich fanden die Teilnehmenden einen reich gedeckten Tisch vor. Mit einem knackigen NKFWestfalen-Apfel in der Hand konnten die zahlreichen Ergebnisse aus dem Projektprozess angeschaut werden: Musterordner für die Eröffnungsbilanz, das umfangreiche Kontierungshandbuch, Kontenplan, Haushaltsbuch, Inventurrichtlinie, Organisations- und Konfigurationskonzept, Kommunikationskonzept, Anwenderleitfaden, Handlungsanweisungen für die unentgeltliche Nutzungsüberlassung lagen zum Durchblättern bereit.
Nach einer Andacht und Begrüßung startete der erste Teil des Tages, moderiert von Uwe Moggert-Seils, unter dem Motto: „Was lange währt, wird endlich gut.“ mit zwei O-Tönen aus den Pilot-Kirchenkreisen
Klaus Jänsch (Bild), Mitglied des kreiskirchlichen Finanzausschusses im Kirchenkreis Münster und Kirchmeister, hatte schon bei seiner Einladung gefragt: „Wollen Sie das wirklich?“ Ja! Sachliche Kritik ist zum Lernen unerlässlich! Als Presbyter einer relativ kleinen Kirchengemeinde bat Herr Jänsch in seiner Rede darum, NKF für die Kirchengemeinden so einfach wie nur möglich zu machen. Für ihn stellt sich die Frage: „wieviel Detailkenntnisse von Buchführung benötigen Kirchmeister in ihren Gemeinden? Was brauchen sie für ihr Tagesgeschäft?“ Letztlich geht es für die Presbyterien um die monatliche Frage: Haben wir noch genug Geld? Wo müssen wir ggf. sparen? Dafür muss es einfache, gut lesbare Auswertungen geben. Ein großes Lob ging von ihm an das Kreiskirchenamt in Münster
Der zweite O-Ton kam von der Vorsitzenden des Finanzausschusses im Kirchenkreis Lüdenscheid-Plettenberg, Gerta Bappert. Sie lobte in ihrer Rede die einfache Gestaltung der Inventuren im Rahmen des NKFWestfalen und die dort verankerten großzügigen Regelungen. Im Gegensatz zum kommunalen NKF stellt dies eine sinnvolle Vereinfachung dar. Die Fortbildungen durch die Fa. Curacon hat sie als sehr qualifiziert empfunden. Ihr großer Wunsch: Noch in diesem Jahr die Eröffnungsbilanzen 2012 zu beschließen und aussagekräftige Anhänge zu den Eröffnungs- und Schlussbilanzen. Denn Mustervorlagen zum Lagebericht einer Kirchengemeinde vereinfachten die Vorgehensweise
Aus der Präsentation mit den wichtigsten Informationen zur Eröffnungsbilanz durch das Projektteam entwickelte sich eine lebhafte Fragen-und-Antworten-Runde.
Nach dem Mittagessen mussten die Teilnehmenden aktiv werden. Im zweiten Teil des Tages ging es um das Thema „ Aufräumen und gute Vorbereitung“. Herr Moggert-Seils forderte dazu auf, sich ein wenig zu bewegen. Karten mit Begriffen aus der Kameralistik und Doppik sollten auf einer Art Recyclinghof entweder dem „Restmüll“ (Brauchen wir nicht mehr!), dem „Gelben Sack“ (Wird in anderer Form wiederverwertet!) oder einem Aktenordner (Benötigen wir jetzt!)
zugeordnet werden.
Weiter ging es dann erneut mit O-Tönen. Jutta Runden, Leiterin der Finanzabteilung des Kreiskirchenamts in Münster, nannte aufgrund ihrer Erfahrung als Pilotkirchenkreis vier Bereiche, denen in der Vorbereitung auf die Umstellung besondere Aufmerksamkeit gelten müsse. 1. Die Listung aller Grundstücke und Gebäude mit allen bekannten Angaben zu Lage, Größe, Anschaffungs- u. Herstellungskosten, erhaltener Zuschüsse etc. 2. Die Vorort-Konten in den Kirchengemeinden. Hier sollten frühzeitig durch eine Vollständigkeitserklärung mit Saldenbestätigungen der Banken alle Konten in den Kirchengemeinden erfasst werden und auf ein Konto reduziert werden. 3. Kommunikation innerhalb des Kreiskirchenamts und in den Gemeinden. Frau Runden rät dazu, diesen Punkt nicht zu unterschätzen. Es muss rechtzeitig begonnen werden, ehrliche, häufige, zielgruppenorientierte Gespräche mit Haupt- und Ehrenamtlichen zu führen. 4. Es ist wichtig auch innerhalb des Kreiskirchenamtes von Mitarbeitenden spezifizierte Fortbildungen für z. B. Presbyterien, Jugendmitarbeitende, Kindertageseinrichtungen anzubieten.
Volker Schöbel, Geschäftsführer für den Geschäftsbereich „Bauten, Liegenschaften und Friedhöfe“ des Kreiskirchenamts Iserlohn-Lüdenscheid, legte seinen Schwerpunkt aufgrund gemachter Erfahrung als Pilot auf die Vorbereitung einer rechtzeitigen Auflistung und Bewertung aller Grundstücke und Gebäude, die je nach Größe des Kirchenkreises eine Zeit von 1,5 Jahren benötigt. Er empfiehlt, dass die Bewertung durch ein Zweierteam vorgenommen werden sollte. Eine Person, die die Bewertungslisten erstellt, mit den benötigten Angaben füllt und bereits einfache Bewertungen vornimmt. Eine weitere qualifizierte Person (Leitung Sachgebiet Liegenschaften), die die endgültigen Bewertungen verantwortlich durchführt und dokumentiert. Eine Aufstockung des Personalbestands für diese Vorbereitungszeit, um die Unterlagen zusammenzustellen, hält er für sinnvoll.
Die Ausführungen wurden anschließend von Kurt Drees, Projektmanager im NKFWestfalen, bestätigt. Als Anreiz für weitere umstellende Kirchenkreise werde es neben einer Mitfinanzierung von Personalkosten für einen Projektverantwortlichen in den Kirchenkreisen auch eine finanzielle Förderung für den Bilanzbuchhalterlehrgang geben. Die Qualifizierung von Mitarbeitenden in den Finanzabteilungen sei nach den Erfahrungen in der Pilotphase dringend zu empfehlen, so Drees. Im November startet der nächste Bilanzbuchhalter-Lehrgang, der zu einem großen Teil in Bielefeld stattfinden wird. Zudem berichtete Drees über die Veränderung des Evaluationsprozesses, die die Projektsteuerungsgruppe beschlossen hat, da nicht alle Eröffnungs- und Schlussbilanzen fertig sind. Deshalb wird nun begonnen, wesentliche Sachthemen, wie z. B. Bewertung von Vermögen, Abschreibung und Substanzerhaltungsrücklage zu evaluieren.
Am Ende des Nachmittags, der unter dem Motto „Nach dem Spiel ist vor dem Spiel“ stand, gab Martin Koch noch einige praktische Anleitungen für die Vorbereitungen, mit denen jetzt schon begonnen werden kann.
Ich möchte mich kurz bei Ihnen als neue Mitarbeiterin im Projektbüro NKF Westfalen vorstellen.
Mein Name ist Nicole Iwanyzkyj, ich bin 38 Jahre alt, verheiratet, habe einen 10-jährigen Sohn und wohne derzeit noch in Eschwege (Hessen). Die Woche über verbringe ich in einem kleinen Appartement in Bielefeld. Seit dem 01. Juni gehöre ich zum Team des Projektbüros.
Nach meiner Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten und Fortbildung zur Verwaltungsfachwirtin im Kirchenkreisamt Eschwege (Landeskirche Kurhessen-Waldeck) habe ich in unterschiedlichen Bereichen wie u.a. dem Gebäudemanagement und dem Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen gearbeitet und dort viele umfangreiche Kenntnisse erlangt.
Seit 2012 wurde ich dann im Rahmen der Umstellung unseres Rechnungswesens auf die Doppik im Jahr 2010 mit der Erstellung der Eröffnungsbilanzen unserer 120 angeschlossenen Kassen betraut und war im Amt Ansprechpartnerin für Fragen rund um die doppelte Buchführung und deren Abläufe. Weitere Fachkenntnis konnte ich in diesem Bereich durch die Ausbildung zur Bilanzbuchhalterin EKD erlangen.
In meiner Freizeit engagiere ich mich als Diakoniebeauftragte im örtlichen Kirchenvorstand.
Die Stelle im Projektbüro der Ev. Landeskirche von Westfalen stellt für mich eine große Herausforderung dar, welcher ich mich sehr gern stelle. Es macht mir viel Spaß anderen Menschen bei der Umsetzung Ihrer Arbeit unterstützend zu helfen. Daher bin ich mir sicher, mein erlangtes Wissen in dieses Projekt einfließen zu lassen.