1. "Punkte sammeln" - Software Evaluation abgeschlossen
Im April 2013 beschloss die Projektsteuerungsgruppe eine Überprüfung der MACH Software unter den Aspekten „Ist die MACH Software die richtige?“ und „Kann z. B. durch die Berechtigungsstruktur eine Vereinfachung des Programms für die einzelnen Mitarbeitenden erfolgen?“
Seitdem hat sich die AG Software in 2 Unterarbeitsgruppen „Software-Auswahl“ und „Software-Vereinfachung“ mit dieser Frage beschäftigt.
Auf Wunsch der Projektsteuerungsgruppe im September vergangenen Jahres wurde auch die Software Firma Wilken Entire aus Ulm mit in den Blick genommen, die wie MACH stark im Bereich der katholischen Kirche tätig ist. In der Evangelischen Kirche in Hessen und Nassau hat es ein „Kopf an Kopf-Rennen“ zwischen diesen beiden Produkten gegeben. Dort fiel die Entscheidung zugunsten der MACH Software.
Beiden Firmen wurde ein umfangreiches Lastenheft zugesandt, um alle Erfordernisse einer Software abzufragen. Vertreterinnen und Vertreter von MACH und Wilken Entire stellten ihre Software in jeweils einer Tagesveranstaltung vor.
Die MACH AG ging auf die Erneuerung ihrer Software MACH Web 2.0 ein.
An diesen Veranstaltungen nahmen nicht nur Mitwirkende aus der AG Software und deren Unterarbeitsgruppen teil, sondern auch fachkundige Mitarbeitende aus den Piloten und anderen Ämtern, die somit auch ganz spezielle Anwendungsfragen stellten.
Mitglieder der AG Software machten sich zudem auf den Weg, um Referenzbesuche beim Erzbistum Paderborn (Wilken Entire) und beim Kraftfahrtbundesamt in Flensburg (MACH) zu tätigen.
Zur Wilken Software und zur Beratung durch Wilken Entire können die Mitarbeitenden des Erzbistums Paderborn nur Lobendes sagen. Die Schulungen wurden direkt von Wilken durchgeführt.
Das Kraftfahrtbundesamt ist bereits seit 1997 MACH-Anwender und fungiert bei der Umstellung auf MACH 2 als Pilot. Die Mitarbeitenden empfanden es als sehr vorteilhaft für die Umstellung, dass beide Programme MACH CS und MACH Web 2.0 parallel laufen.
Die AG Software hat in ihrer Sitzung am 24.02.14 nach Auswertung aller vorliegender Berichte, der Auswertung des Lastenheftes und der Feststellung der Kosten beschlossen, keine Empfehlung für das eine oder andere Programm abzugeben. Die AG ist der Meinung, dass es sich nach den bisherigen Erkenntnissen hier um 2 gleichwertige Programme handelt. MACH Web 2.0 hat gegenüber MACH CS stark aufgeholt.
2. "Würfel sind gefallen" - Entscheidung der Projektsteuerung
Die Projektsteuerungsgruppe beschloss, das Programm MACH CS durch die Software MACH Web 2.0 abzulösen. Am 10.03.14 tagte die Projektsteuerungsgruppe in Bielefeld. Haupttagesordnungspunkt war die Software Auswahl. Die Projektsteuerungsgruppe hatte sich zwischen der MACH Software und der von Wilken Entire zu entscheiden. In der Sitzung wurde allen Beteiligten aufgrund der Berichte der AG Software (s. Punkt 1) sehr deutlich, dass es sich bei beiden Software-Anbietern um ein wahres Kopf-an-Kopf Rennen gehandelt hat. Die Entscheidung fiel für MACH Web 2.0, da MACH gleichauf mit Wilken ist.
Ein Wechsel hätte einen Neustart bedeutet und der wäre kosten- und zeitintensiv gewesen.
3. Bericht aus den Piloten
Trotz großer Bemühungen aller Mitarbeitenden in den Kirchenkreisen konnte der Abgabetermin der Eröffnungsbilanzen am 31.12.2013 nicht eingehalten werden.
Es liegen zwar mittlerweile mehrere den Rechnungsprüfungen zur Sichtung vor, sie sind aber noch nicht fertig.
Die Verzögerung ist leider zu einem großen Teil der „Altlasten-Bearbeitung“ anzurechnen, aber auch organisatorischen und personellen Problemen und kann nur in einem sehr geringen Ausmaß der Umstellung zugerechnet werden.
Die Projektsteuerungsgruppe wird sich in der nächsten Sitzung sehr intensiv mit Lösungsmöglichkeiten wegen der Verzögerung im Projekt beschäftigen, um den planmäßigen Start für die nächsten Umstellenden zu gewährleisten.