Nicht ohne Mühe, aber erfolgreich

Seit dem 01.01.2012 buchen die Piloten (Ev. Kirchenkreis Münster und die Ev. Kirchenkreise Iserlohn und Lüdenscheid-Plettenberg) nach den Vorgaben des NKF. Das bisherige kamerale Buchungssystem wurde von der Doppik (Doppelte Buchführung in Konten) abgelöst. Die Umsetzung der doppelten Buchführung erfolgt mit Hilfe der Software MACH. Die Softwarebetreuung wird von dem Rechenzentrum der ECKD GmbH übernommen.

Die Mitarbeitenden der Pilot-Ämter und des Projektbüros, Beraterinnen und Berater der MACH AG und der ECKD GmbH haben in den letzten Monaten des vergangenen Jahres intensiv den Buchungsstart zum 01.01.2012 vorbereitet. Ziel war es, das neue Buchführungsprogramm arbeitsfähig zu machen. Dafür musste es mit Leben gefüllt werden. Die Stammdaten der Zahlungspartner (Kunden und Lieferanten) wurden aus den Altsystemen ausgelesen und in das neue System eingespielt. Geplant war, dass dieser Vorgang weitgehend automatisiert abläuft. Bei der praktischen Umsetzung waren dann allerdings doch noch einige manuelle Nacharbeiten erforderlich. Hier werden die nachfolgenden Kirchenkreise von den Erfahrungen der Piloten profitieren.
Dauerbuchungen wurden bereits in 2011 erfasst, damit die Beträge zu den vereinbarten Terminen (zum Beispiel 01.01.) eingezogen werden konnten. Dauerbuchungen sind Buchungen, bei denen der Zahlbetrag und die Zahlungsweise im Voraus bekannt sind, wie zum Beispiel regelmäßige Spenden mit Einzugsermächtigung.
Durch das große Engagement aller Beteiligten konnten die für den Start notwendigen Einrichtungsarbeiten am 30.12. abgeschlossen werden.

Anfang des Jahres war es dann soweit. Die ersten Buchungen im NKF erfolgten. Mitarbeitende des Projektbüros sowie Beraterinnen und Berater der MACH AG und der ECKD GmbH waren in den Kreiskirchenämtern vor Ort und unterstützten die Mitarbeitenden.

Aus dem laufenden Geschäft ergaben sich viele Detailfragen, die zu klären waren. Eine große Herausforderung waren die Schnittstellen von Vorprogrammen zu MACH. Hier hat sich gezeigt, dass Schnittstellen sehr frühzeitig in den Blick genommen werden müssen und die Vorarbeiten in Abstimmung mit den Softwareanbietern nicht unterschätzt werden sollten.

Zwar verlief nicht alles fehlerfrei und die Fehlersuche und Behebung waren nicht immer ganz einfach. Aber durch diese Fehler oder besser Erfahrungen hat ein reger Austausch stattgefunden, der zu guten gemeinsam erarbeiteten Ergebnissen führte.

Nach gut drei Wochen NKF bei den Piloten kann festgehalten werden: Die ersten Rechnungen und Kontoauszüge sind gebucht! Die ersten Bankkontenabstimmungen (Tagesabschlüsse) waren erfolgreich!

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